Dlaczego warto założyć podpis elektroniczny ?
Profil zaufany czy podpis kwalifikowany
Internet oferuje ciągle ogromną ilość możliwości, z jego udziałem możemy załatwić wiele spraw, także w kwestiach urzędowych i administracyjnych. Aby to osiągnąć można przede wszystkim używać dwa typy potwierdzania tożsamości: profil zaufany lub podpis kwalifikowany.
Obie te metody powstały z myślą zastąpienia do tej chwili wykorzystywanego podpisu własnoręcznego. Choć nie wypierają go całkowicie, dla znacznej ilości właścicieli firm wykorzystanie elektronicznych sposobów uwierzytelniania tożsamości jest wygodniejsze oraz redukuje znaczną ilość czasu. Warto wspomnieć, że troska o dobry wynik spraw m.in. urzędowych przeważnie łączy się z przesyłaniem wniosków. Wykorzystanie elektronicznych wariantów umożliwia zmniejszenie czasu, który dotychczas trzeba było przeznaczyć, żeby dotrzeć do urzędu, często również poczekać w kolejce, a dopiero potem doprowadzić do końca formalności. Dzięki profilowi zaufanemu oraz elektronicznemu podpisowi kwalifikowanemu, takie same rzeczy da się załatwić bez opuszczania biura.
Co wybrać? Profil zaufany czy e-podpis kwalifikowany?
Na wstępnie od razu należy zauważyć, że podpis kwalifikowany daje więcej możliwości w porównaniu do profilu zaufanego. Zastanawiając się nad profilem zaufanym, a podpisem kwalifikowanym warto na początek stwierdzić, jak będziemy go używać. Profil zaufany można stosować tylko i wyłącznie w sprawach urzędowych na przykład do kontaktu z ZUS, ePUAP oraz CEIDG. Elektroniczny podpis kwalifikowany ma jednak szersze funkcje, co sprawia, że spora liczba właścicieli firm go preferuje. Kwalifikowany e-podpis jest uniwersalny i potwierdza każdy plik, jaki można było dotychczas podpisywać ręcznie. Wobec tego oprócz spraw z urzędu poprzez elektroniczny podpis kwalifikowany można sygnować też np. e-malie, umowy albo kontrakty z kontrahentami biznesowymi.
Dużą różnicą między profilem zaufanym, a podpisem kwalifikowanym jest to, że pierwszy z nich jest całkowicie darmowy, z kolei za e-podpis należy zapłacić. Biorąc jednak pod uwagę jego szersze zastosowanie, warto rozważyć zakup. Podpis będzie aktywny na okres 1 roku, 2 lat lub 3 lat, a po tym czasie da się go bez problemu odnowić. Profil zaufany także ma swój termin ważności do 3 lat.
Jeśli dana osoba potrzebuje tylko kontaktu z urzędem i administracją, profil zaufany będzie jak najbardziej wystarczający. Natomiast e-podpis kwalifikowany staje się standardem w biznesie. Nie biorąc pod uwagę kosztów – dość nie najwyższych, rozkładając cenę na cały okres aktywności podpisu – jego wykorzystanie jest tak potrzebne, że w co raz większej ilości firm stanowi fundament efektywnego działania w firmie. Szczególnie, że e-podpis kwalifikowany tworzony w oparciu współczesnych udoskonaleń technicznych, gwarantujących potwierdzone bezpieczeństwo.
Zalety uzyskania e-podpisu kwalifikowanego
Obok takiego samego wykorzystania, które oferuje nam profil zaufany, elektroniczny podpis pozwala też regulowanie wielu innych formalności. Dla przykładu przez podpis kwalifikowany m.in. można podpisywać oraz wysyłać deklaracje i sprawozdania do KRS i w systemie Płatnik, JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny, zatwierdzać umowy albo brać udział w przetargach i aukcjach elektronicznych. Oprócz tego możliwe jest podpisywanie faktur i Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia. To tylko parę przykładów. Elektroniczny podpis kwalifikowany służy podpisywaniu wszelkich istotnych dokumentów oraz ma tę samą moc prawną co odręczny podpis.
Jak zdobyć podpis elektroniczny?
Elektroniczne certyfikaty kwalifikowane rozprowadzane są przez certyfikowanych dostawców przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Wśród szczególnie znanych jest podpis kwalifikowany Eurocert. Aby uzyskać podpis elektroniczny należy nabyć w jednym ze sklepów partnerskich Eurocert zestaw zawierający potrzeby sprzęt oraz program, przy okazji określając, na jak długi czas ważności podpis jest nam użyteczny. Po uzyskaniu pakietu, należy zainstalować program obsługujący podpis na wybranym komputerze, po czym udać się do siedziby partnera sprzedaży, gdzie wyznaczony pracownik zweryfikuje dane osobowe nabywcy. Tylko takim sposobem e-podpis kwalifikowany zostanie aktywowany oraz możliwy do użycia. Spotkanie w siedzibie zabierze więcej czasu niż ok. 15 minut i trzeba na nie przygotować dokument potwierdzający tożsamość i fakturę zakupu elektronicznego certyfikatu kwalifikowanego.
W jaki sposób korzystać z elektronicznego podpisu kwalifikowanego?
Od chwili instalacji programu na wybranym komputerze i aktywacji elektronicznego podpisu kwalifikowanego, poprzez zatwierdzenie tożsamości, można korzystać z podpisu do woli. Praca na kartach oprogramowaniu nie powinna sprawić najmniejszego trudu. Należy włączyć czytnik, wprowadzić kartę, a potem poprzez program widoczną opcją „podpisz” nanieść na przygotowany plik elektroniczną sygnaturę, posługując się dostępnymi możliwościami formatu.
Choć podpis elektroniczny kojarzy się z przedsiębiorstwami, jest on tak samo dostępny dla osób prywatnych. Taki podpis elektroniczny zapewni pełne bezpieczeństwo oraz zgodność dokumentów podpisanych z firmami, urzędami albo osobami prywatnymi.
