Prowadzenie firmy wiąże się wprost z koniecznością prowadzenia księgowości. Na bazie dokumentów księgowych ewidencjonowane są wszystkie zdarzenia finansowe w firmie, za pomocą czego o wiele łatwiej analizować wydatki. Dokumenty księgowe zawierają m.in. dane na temat sprzedaży i zakupów, wydatków czy inwestycji działalności i dane z zakresu podatków oraz wynagrodzenia pracowników. Ze względu na to, że księgowość jest istotnym i rozbudowanym działem niemal każdej działalności, w zależności od jej wielkości potrzebna jest księgowa, zatrudnione biuro rachunkowe albo pełen wydział odpowiadający za prowadzenie ewidencji rachunkowej.
Możliwe są dwa podstawowe sposoby prowadzenia rozliczeń księgowych, to są: księga handlowa, inaczej pełna księgowość i księga przychodów i rozchodów, czyli księga podatkowa. Reguły wskazane w ustawie o rachunkowości regulują zasady, które wskazują, jakie firmy powinny mieć pełną księgowość, a którą wystarczy księga przychodów i rozchodów. Uzależnione to jest od działalności i od charakteru przedsiębiorstwa i przychodu roku obrotowego.
Sposoby prowadzenia księgowości
Pełna księgowość to najbardziej rozbudowana forma rozliczeń. Przez szczegółowe dane wskazuje sytuację finansową firmy: płynność, rentowność i finansową gospodarność. Na bazie pełnej księgowości działalność rozlicza się z organami podatkowymi. Zgodnie z ustawą o rachunkowości do posiadania pełnej księgowości zobowiązane są na przykład spółki handlowe w tym osobowe, kapitałowe i spółki w organizacji, stowarzyszenia oraz fundacje nawet w przypadku, kiedy ich przychodem są tylko składki członkowskie, a także województwa, powiaty, gminy i ich związki. Ponadto pełną księgowość prowadzą osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie, kiedy w poprzednim roku obrotowym ich zarobki netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych wyniosły przynajmniej równowartość 2.000.000 euro w polskiej walucie.
Z kolei księga przychodów i rozchodów jest księgowością uproszczoną. Wpisy na temat przychodów i rozchodów muszą obejmować w tym przypadku spis dochodów, przychodów i kosztów z podziałem na zwolnienia podatkowe. Do ewidencji w księgowości uproszczonej muszą być dodane także ewidencje trwałych środków, pracowników, a oprócz tego spis dochodów zwolnionych z podatku we wcześniejszych latach. Uproszczoną księgowość prowadzą osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie, których przychód pełnego roku nie przewyższa 2.000.000 euro w polskiej walucie.
Metoda prowadzenia księgowości uzależniony jest od zakresu działalności firmy, wielkości, charakteru i struktury. O tym, której metodzie prowadzenia księgowości powinna podlegać konkretna firma zawsze warto skonsultować ze specjalistą. Dla porównania zakładając firmę z pomocą księgowej, przedsiębiorca z pewnością otrzyma porady od księgowej, jaka forma będzie najodpowiedniejszą.
e-księgowość
Podobnie jak w pozostałych dziedzinach, w księgowości również pojawiają się nowoczesne metody technologiczne. Znacznym ułatwieniem w prowadzeniu biznesu są powstałe przez lata specjalne komputerowe programy, oferujące sprawne prowadzenie księgowości. Z reguły takie programy można wykupić w abonamencie lub na własność. Większość biur rachunkowych korzysta z takich programów, w głównej mierze dlatego, że księgowość elektroniczna jest ogromnym usprawnieniem pracy samej księgowej, ale także komfortu przedsiębiorcy. Pośród obszernych opcji w e-księgowości znajdują się: umiejętność sprawnego i szybkiego wystawiania, przekazywania, a także kompletowania dokumentów, zmian planów kont, szybkiego wglądu w finanse lub wglądu w informacje o składkach i podatkach ZUS. Zwykle program e-księgowości jest przystępny w obsłudze, a wszystkie aktualizacje dbają, by program był cały czas zgodny z przepisami.
Jak współpracować z księgową?
Metody współpracy z księgową są zróżnicowane. W wypadku ogromnych przedsiębiorstw, w jakich jest bardzo dużo generowanych danych księgowych, najmocniej sprawdza się zaangażowanie własnej księgowej (albo nawet powołanie całego działu księgowego) na etat. W przypadku średnich i mniejszych przedsiębiorstw często stosowaną praktyką jest załatwianie księgowości, korzystając z usług profesjonalnego biura rachunkowego. Ważne we współpracy z księgową jest określenie narzędzi, z których będą używać dwie strony, by w jak najbardziej sprawny sposób udostępniać dokumenty i wszelkie działania księgowe. W księgowości trzeba bezwzględnie pilnować terminów, z uwagi na to wszystkie dokumenty, zawsze skompletowane i jak najpoprawniej opisane powinny trafiać do księgowej w odpowiednim terminie. Do tego potrzebna jest także ciągła komunikacja. Komponentem komunikacji wpływającym na wygodną współpracę, na który powinno się zwrócić uwagę jest dobry przepływ informacji. Księgowa musi posiadać dostęp do elementarnych informacji finansowych i sytuacji przedsiębiorstwa, aby móc na najwyższym poziomie wykonywać swoje zadania.
