Profil zaufany czy podpis kwalifikowany
Sieć oferuje wciąż ogromną ilość możliwości, korzystając z niego da się załatwić wiele spraw, również administracyjnych i urzędowych. Do tego można przede wszystkim używać 2 rodzaje potwierdzania tożsamości: osobisty profil zaufany albo podpis kwalifikowany.
Te dwie alternatywy powstały do zastąpienia dotychczas wykorzystywanego podpisu ręcznego. Choć nie zastępują go całkowicie, dla wielu przedsiębiorców korzystanie z elektronicznych wersji potwierdzenia tożsamości jest wygodniejsze oraz oszczędza wykorzystaną ilość czasu. Warto wspomnieć, że załatwianie spraw m.in. urzędowych z reguły łączy się z składaniem wielu wniosków. Użycie elektronicznych metod pozwala na zredukowanie czasu, który do tej pory trzeba było przeznaczyć, aby dotrzeć do urzędu, przeważnie także wyczekać w kolejce, a dopiero potem doprowadzić do końca potrzebne sprawy. Dzięki profilowi zaufanemu oraz elektronicznemu podpisowi kwalifikowanemu, takie same formalności da się wypełnić bez wychodzenia z mieszkania.
Na co warto się zdecydować? Profil zaufany czy e-podpis kwalifikowany?
Na wstępnie od razu należy zaznaczyć, że podpis kwalifikowany daje więcej możliwości w przeciwieństwie do profilu zaufanego. Zastanawiając się nad profilem zaufanym, a e-podpisem warto na początek stwierdzić, w jaki sposób będziemy go potrzebować. Profil zaufany posłuży tylko i wyłącznie w sprawach urzędowych np. do kontaktu z ZUS, ePUAP albo CEIDG. Elektroniczny podpis kwalifikowany ma natomiast szersze funkcje, za sprawą czego wielu właścicieli firm go wybiera. Kwalifikowany e-podpis jest uniwersalny i potwierdza każdy dokument, który można było dotychczas podpisywać ręcznie. To oznacza, że oprócz spraw z urzędu poprzez elektroniczny podpis kwalifikowany można sygnować także m.in. umowy, e-maile oraz transakcje z kontrahentami biznesowymi.
Znaczącą różnicą między profilem zaufanym, a elektronicznym podpisem jest to, że profil jest całkowicie darmowy, z kolei za elektroniczny podpis kwalifikowany trzeba zapłacić. Biorąc jednak pod uwagę jego szersze zastosowanie, warto przemyśleć zakup. Podpis będzie aktywny na okres roku, dwóch, lub trzech lat, po czym da się go bez trudu odnowić. Profil zaufany także ma swój termin ważności do 3 lat.
Jeżeli dana osoba potrzebuje tylko kontaktu z administracją i urzędem, profil zaufany będzie absolutnie wystarczający. Z kolei e-podpis kwalifikowany staje się normą w biznesie. Pomimo kosztów – dość niewielkich, dzieląc cenę na pełen okres aktywności podpisu – jego wykorzystanie jest tak potrzebne, że co raz częściej stanowi fundament efektywnego działania w firmie. Szczególnie, że e-podpis kwalifikowany tworzony w oparciu nowoczesnych udoskonaleń technicznych, zapewniających potwierdzone bezpieczeństwo.
Plusy uzyskania podpisu kwalifikowanego
Obok identycznego zastosowania, jakie gwarantuje nam profil zaufany, certyfikat kwalifikowany pozwala także sygnowanie wielu innych formalności. Dla przykładu stosując osobisty elektroniczny podpis między innymi można podpisywać oraz wysyłać sprawozdania i deklaracje do KRS i w systemie Płatnik, JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny, zawierać umowy na odległość oraz uczestniczyć w przetargach i aukcjach online. Obok tego umożliwia sygnowanie faktur i Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia. To tylko parę przykładów. Elektroniczny podpis kwalifikowany służy sygnowaniu wszystkich istotnych dokumentów oraz ma tę samą prawną moc co odręczny podpis.
Jak uzyskać elektroniczny podpis kwalifikowany?
Podpisy elektroniczne sprzedawane są przez dostawców certyfikowanych przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Jednym z najbardziej rozpoznawalnych jest podpis kwalifikowany Eurocert. Aby uzyskać podpis elektroniczny trzeba nabyć w sklepie partnerskim Eurocert pakiet zawierający niezbędny sprzęt oraz program, przy tym wskazując, na jak długi czas ważności podpis będzie nam użyteczny. Po odbiorze zestawu, trzeba zainstalować program obsługujący podpis na wybranym sprzęcie, po czym umówić się na spotkanie w siedzibie punktu sprzedaży, gdzie odpowiedni pracownik zweryfikuje personalia nabywcy. Tylko dzięki temu elektroniczny podpis kwalifikowany będzie aktywowany oraz dobry do użycia. Wypełnienie formalności w siedzibie nie zajmuje więcej niż ok. 15 minut i należy na nie zabrać dokument tożsamości i potwierdzenie zakupu podpisu.
W jaki sposób korzystać z podpisu kwalifikowanego?
Od chwili instalacji oprogramowania na wybranym komputerze i aktywacji podpisu kwalifikowanego, poprzez zatwierdzenie tożsamości, można korzystać z podpisu bez ograniczeń. Sama obsługa programu nie powinna sprawić większego trudu. Należy podłączyć czytnik, wprowadzić kartę, a następnie poprzez program prostą opcją „podpisz” nanieść na wybrany dokument elektroniczny podpis, kierując się wskazanymi możliwościami dotyczącymi formatu.
Choć elektroniczny podpis kwalifikowany używany jest często między przedsiębiorstwami, jest on także dostępny dla prywatnych osób. Taki podpis kwalifikowany zapewni całkowite bezpieczeństwo oraz poprawność dokumentów zawartych z firmami, urzędami czy innymi osobami prywatnymi.
