Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z systemu Sinfo jest Sinfo Software, ul. Logistyczna 20, 05-825 Grodzisk Mazowiecki, NIP 764239733, REGON 897564231 (dalej: „Administrator" lub „Sinfo").

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można się kontaktować pod adresem: biuro@sinfo.pl.

W zależności od roli, w jakiej korzystasz z Sinfo, przetwarzamy:

• Dane konta i organizacji — imię, nazwisko, adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie w postaci zahaszowanej algorytmem argon2), rola w organizacji.
• Dane ewidencji czasu pracy — zdarzenia wejścia/wyjścia zarejestrowane przez kiosk skanujący kod pracownika lub aplikację mobilną, wraz ze znacznikiem czasu, a w przypadku odbić mobilnych (np. pracownicy terenowi, budowy) — współrzędne GPS użyte do weryfikacji lokalizacji.
• Dane o nieobecnościach chorobowych — okresy zwolnień lekarskich (L4) rejestrowane w panelu administracyjnym. Nie przetwarzamy treści zwolnienia ani przyczyny choroby — sam fakt i okres nieobecności stanowi jednak szczególną kategorię danych (dane dotyczące zdrowia) w rozumieniu art. 9 RODO.
• Dane rozliczeniowe — informacje o subskrypcji i płatnościach obsługiwane przez zewnętrznego operatora płatności (Stripe); Sinfo nie przechowuje numerów kart płatniczych.
• Dane techniczne sesji — pliki cookie służące utrzymaniu zalogowanej sesji.

• Świadczenie usługi ewidencji czasu pracy oraz obsługa konta — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
• Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników przez organizacje korzystające z Sinfo — obowiązek wynikający z Kodeksu pracy, realizowany przez naszych klientów jako administratorów danych swoich pracowników (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Rozliczenia i płatności za subskrypcję — art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO (umowa, obowiązki podatkowe).
• Bezpieczeństwo systemu (np. ograniczanie liczby prób logowania) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).
• Ewidencjonowanie okresów zwolnień lekarskich (L4) — art. 9 ust. 2 lit. b RODO w związku z Kodeksem pracy oraz ustawą o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (obowiązek pracodawcy związany z naliczaniem wynagrodzenia i zasiłków).

Dane konta i ewidencji czasu pracy przechowujemy przez czas trwania subskrypcji organizacji oraz przez okres wymagany przepisami prawa pracy dotyczącymi przechowywania dokumentacji pracowniczej — co do zasady 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał lub wygasł (dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.). W przypadku danych związanych z umowami cywilnoprawnymi okres ten wynosi 5 lat od końca roku podatkowego. Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane lub anonimizowane.

Dane mogą być powierzane podmiotom wspierającym działanie usługi: dostawcy infrastruktury hostingowej, operatorowi płatności (Stripe) oraz — wyłącznie w zakresie niezbędnym do rozliczeń — działom kadrowo-płacowym organizacji korzystającej z Sinfo. Nie sprzedajemy danych osobowych podmiotom trzecim. Dane ewidencji czasu pracy i dane kadrowe są przechowywane i przetwarzane wyłącznie na terenie Polski i nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Wyjątkiem są dane rozliczeniowe przetwarzane przez operatora płatności Stripe, który może przekazywać dane do przetwarzania poza EOG (w tym do USA) na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W sprawie realizacji tych praw skontaktuj się z administratorem danych Twojej organizacji lub z nami pod adresem podanym w punkcie 1.

Używamy wyłącznie niezbędnych plików cookie do utrzymania sesji logowania. Nie stosujemy obecnie plików cookie do celów reklamowych ani analitycznych.